電子郵件是職場中不可或缺的溝通工具，一封格式清晰、語氣有禮的Email，不僅能精準傳達訊息，更能展現出你的專業態度。你是否也在撰寫電子郵件時，猶豫該如何開頭、結尾，或擔心格式不夠規範、語氣不夠得體？那這篇文章就是為你準備的！本文將帶你了解正確的電子郵件格式，並附上完整的中文商業Email範例，讓你的職場溝通更加順利！
正確的電子郵件格式包括哪些要素？
在職場中，撰寫一封專業的電子郵件，是溝通的基本功。無論是寫給同事、上司還是客戶，掌握正確的電子郵件格式，能讓對方快速理解你的來意，也能提升回覆的效率。那麼，一封完整的中文商業Email範例，應該包括哪些要素呢？以下是7大關鍵要素：
- 收件人（To／Cc／Bcc）
- 主旨（Subject）
- 問候語（Greeting）
- 引言（Introduction）
- 正文（Body）
- 結語與署名（Closing & Signature）
- 附件（Attachment）
1.收件人（To／Cc／Bcc）
撰寫Email的第一步，就是確認你的收件人填寫正確。如果收件人電郵地址填錯，不只無法及時傳達消息，還可能錯失重要合作機會。若是同一封信件需要讓多人知情，除了主收件人（To）之外，也可以加入副本（Cc）或密件副本（Bcc）：
- 主收件人（To）：你需要直接溝通的人。
- 副本（Cc）：讓其他相關人員同步了解內容，不一定需要回覆。
- 密件副本（Bcc）：讓收件人看到郵件內容，但其他收件人不會看見此電郵地址，能保護密件副本收件人隱私。
2.主旨（Subject）
主旨一般是第一眼被看到的信息，也是決定收件人是否點開閱讀的關鍵。因此，主旨務必簡潔明確，一眼就要讓人明白你想表達什麼。例如「會議邀請：7月3日10:00」、「請確認報價單內容」等，直接點出信件的重點與目的。過於模糊或冗長的標題容易被忽略，甚至誤判為垃圾郵件，尤其在發送求職信時，清晰明了的主旨更容易被HR注意到。
3.問候語（Greeting）
問候語通常放在信件開頭，搭配恰當的稱謂，能傳達你對對方的尊重。選擇問候語時，建議根據對象的身份以及你們之間的熟悉程度來調整。
- 如果對方是客戶、上司，宜使用較正式的稱呼，例如「尊敬的張經理您好」；
- 若是日常來往頻繁的同事或合作夥伴，則可使用「王先生您好」或「小林你好」，語氣自然且不失禮貌。
- 若需要提及對方公司，應避免使用「你司」、「我司」，改用「貴公司」、「本公司」或直接稱呼公司名稱。
4.引言（Introduction）
在正文開始之前，簡單說明你的身份、來意或之前的交流背景，有助於對方快速對焦。例如「我是XX公司的業務代表，曾與您在上次展覽會面」、「感謝您上週提供的資訊，這封信是回覆相關內容」等。這個部分不需要過長，但清晰明了，讓人更容易進入主題。
5.正文（Body）
正文是整封Email的主體，你需要清楚說明來意、重點及所需行動，並適當分段。若有多項內容要傳達，可以使用條列或標號方式，一目了然。此外，語氣要禮貌並明確表達需求，例如「煩請確認以下細節」或「請協助提供文件副本」。
Email正文格式：
- 先點出主要目的（例如：「這封郵件是為了確認會議時間」）
- 接著補充細節（例如：日期、地點、附件說明等）
- 最後提出需要對方配合或回覆的部分
6.結語與署名（Closing & Signature）
結尾時簡單總結重點，表達期待或謝意，例如：「期待您的回覆，如有疑問請隨時聯繫」、「感謝您撥冗閱讀」。接著附上完整署名，包括姓名、職稱、公司名稱與聯絡方式，方便對方回覆或進一步聯繫。
7.附件（Attachment）
若信件需要附上檔案，記得在正文中提及「詳見附件」或「附件為報價單PDF檔」。傳送前，務必確認檔案是否已成功上傳，名稱是否清楚明確。若檔案太大，也可以考慮使用雲端連結方式，並設定適當權限，避免來回補件浪費彼此時間。
中文商業Email範例
以下是一篇正確格式的中文商業Email範例，適合職場日常溝通使用，可供參考。
中文商業Email撰寫重點
1.使用專業的電郵地址
電郵地址往往會影響收件人對你的第一印象，尤其是在你首次與對方接觸時。如果你是公司員工，使用公司統一的信箱格式會較為穩妥。若是自由工作者，建議使用以姓名為主的電郵地址，避免使用過於個人化或不正式的帳號，如「ilovecoffee123」，以免讓收件人產生疑慮或直接忽略。
2.使用描述性主旨
主旨應清楚點出信件核心內容，建議以簡潔的方式說明來意，例如：「【會議通知】7月5日產品簡報安排」。另外有一個小技巧，若有回覆需求，可以直接在主旨中寫明「請回覆」、「請確認」等提示，能有效提升收件人的處理效率。
3.正文保持條理清晰
Email內文應圍繞主要目的展開，用詞簡潔清晰、語氣專業。需要敘述的內容較多時，你可以視情況分段或使用條列方式，令內容更容易閱讀與理解。若涉及多項細節或步驟，建議適度採用粗體、標題或項目符號，能讓收件人迅速抓住重點。
4.明確說明後續動作
在信件結尾處簡要重申要點，並清楚交代下一步，例如：「若內容無誤，煩請於週五前回覆確認」、「如需補充資料，敬請告知」。這一步能有效協助收件人掌握工作時效，避免溝通不足導致進度延誤。
5.得體的感謝結語
結尾部分宜加入祝頌語，展現禮貌。中文Email結尾感謝常用「敬祝順心」、「祝安好」「祝工作順利」等，搭配正式署名，包含姓名、職位、公司名稱及聯絡方式。
6.寄出前細心檢查
在發送信件前，務必再次檢查信件內容，包括電郵地址是否正確、語句是否通順、附件是否齊全等。若有錯別字、格式混亂或語意不明的情況，容易影響專業印象，甚至導致誤會。建議在發送前先預覽一遍信件，確認無誤。
中文商業Email撰寫註意事項，職場溝通不NG
以下整理了一些實用的中文商業Email撰寫注意事項，幫助你職場溝通不踩雷，快快收藏吧！
- 署名要完整清楚：郵件結尾應清楚標示你的姓名、職稱、公司名稱與聯絡方式，方便對方後續聯繫。
- 附件需命名：若信件中有附檔，務必確認檔名清楚、格式正確且已成功上傳，避免出現未命名或亂碼檔案。
- 切忌長篇大論：商業溝通講求效率，請避免拖泥帶水、拐彎抹角，盡量開門見山地表達你需要傳達的信息。
- 內容分段清楚：建議每段控制在3-5行內（約140字左右），條理分明地說明細節或需求讓對方能快速掃讀，掌握Email重點。
- 避免使用表情符號與口語用字：像商業Email這類較正式的信件往來，應避免加入表情符號或過於口語化的詞語，這種用法會讓信件看起來不夠專業。